Werkverzeichnis-Glossar

Die Werkverzeichnisnummer dient als eindeutiges Identifikationsmerkmal eines Werks und gewährleistet ihre zuverlässige Zuordnung innerhalb der Atelierpraxis, Vor- bzw. Nachlassarbeit oder kunsthistorischen Forschung. Sie ermöglicht eine nachvollziehbare Erfassung sämtlicher Werke eines:einer Künstler:in, unabhängig davon, ob diese noch im Besitz des:der Künstler:in sind, bereits verkauft wurden oder sich in öffentlichen oder privaten Sammlungen befinden. Da jede Werkverzeichnisnummer nur einmal vergeben wird, bleibt jedes Werk eindeutig identifizierbar. Dabei kommt es nicht auf eine chronologische Reihenfolge an. Das früheste Werk muss nicht zwangsläufig die Werkverzeichnisnummer 1 tragen. Der Anfang kann beim jüngsten, beim ältesten oder auch bei einem beliebigen Werk gemacht werden. Entscheidend ist, dass jedes Werk eine unverwechselbare Kennung erhält und diese auf oder an dem Werk angebracht wird. Inventarnummern hingegen dienen lediglich der Bestandsführung und werden üblicherweise von Museen und Sammlungen, oder auch z.B. Nachlasshalter:innen vergeben.

Ein Titel eines Werks kann sich im Laufe der Zeit verändern, etwa durch Arbeitstitel, spätere Umbenennungen oder abweichende Bezeichnungen in diversen Publikationen. Im Werkverzeichnis wird diejenige Form festgehalten, die eine klare Zuordnung und Nachvollziehbarkeit in Forschung, Dokumentation und Provenienzarbeit ermöglicht. Existiert kein Originaltitel, wird häufig ein nachträglich vergebener beschreibender Titel in eckigen Klammern verwendet, der das Werk sachlich charakterisiert, beispielsweise [Stillleben mit Äpfeln]. Vorläufige Arbeitstitel können zur Orientierung aufgenommen werden, müssen jedoch klar vom verbindlichen Werkstitel unterschieden werden. Die Dokumentation solcher Varianten erleichtert wesentlich die Identifikation und Nachvollziehbarkeit.

Das Entstehungsdatum bezeichnet den Zeitraum, in dem ein Werk geschaffen wurde. Wenn das genaue Jahr oder der genaue Tag bekannt ist, wird dieser direkt vermerkt. Ist das Datum nicht eindeutig feststellbar, können ungefähre oder eingeschränkte Angaben gemacht werden, zum Beispiel „1920 (vor)“ oder „1920 (nach)“. Bei unsicheren Datierungen können Formulierungen wie „1920 (vermutlich)“ verwendet werden. Wurde die Arbeit an einem Werk nach einer Unterbrechung fortgesetzt, kann zusätzlich ein Wiederaufnahmedatum angegeben werden. Dies macht den Entstehungsprozess nachvollziehbarer, besonders wenn er sich über mehrere Phasen erstreckt hat, etwa: „1920 - 1925 (mit Unterbrechungen)“ oder „1920 (begonnen), 1922 (überarbeitet), 1925 (vollendet)“. Die Angaben sollten einheitlich formuliert werden, um eine klare und konsistente zeitliche Einordnung innerhalb des Werkverzeichnisses zu gewährleisten und eine einfache Sortierung nach Jahr zu ermöglichen.

Der Objekttyp beschreibt mit welchen Mitteln oder in welcher gestalterischen Form ein Kunstwerk realisiert wurde, und dient der systematischen Ordnung und Gruppierung von Werken. Jedem Werk wird eine übergeordnete Werkgruppe zugewiesen, wie etwa Malerei, Zeichnung, Skulptur, Fotografie, Druckgrafik, Installation, etc.. Diese einheitliche strukturelle Zuordnung ermöglicht eine übersichtliche Erfassung des Gesamtwerks und bildet die Grundlage für gezielte Suche, Filterung und Auswertung – etwa im Rahmen von Ausstellungen, Publikationen oder wissenschaftlicher Projekte.

Die Präsentation bezeichnet das Trägermaterial oder den materiellen Bildträger, auf dem oder mit dem ein Kunstwerk ausgeführt wurde. Dazu gehören klassische Bildträger wie Leinwand, Papier oder Holz ebenso wie plastische Werkstoffe wie Bronze, Marmor, Gips oder Kunststoff. Auch unkonventionelle Materialien – etwa Karton oder gefundene Objekte – können als Präsentationsmaterial dienen. Besteht ein Werk aus mehreren Trägern oder Materialien, sollten möglichst alle benannt werden, wobei die Hauptmaterialien zuerst aufgeführt werden. Die präzise Angabe des Präsentationsmaterials bildet eine wesentliche Grundlage für die kunsthistorische Einordnung, die Konservierung und die sachgerechte Präsentation eines Werks.

Um eine einheitliche Benennung zu gewährleisten, empfiehlt sich die Verwendung eines kontrollierten Vokabulars, idealerweise in Form einer geschlossenen Werteliste.

Das Material bezeichnet jene Stoffe oder Substanzen, die im Werk selbst verarbeitet oder auf den Bildträger aufgetragen wurden. Dazu gehören Malfarben wie Öl-, Tempera- oder Aquarellfarben, Zeichenmittel wie Bleistift, Kohle oder Tusche, bildhauerische Werkstoffe wie Gips, Keramik, Bronze oder Kunststoff sowie Collage-Materialien und Fundobjekte. Bei Werken, die aus mehreren Materialien bestehen, sollten möglichst alle präzise benannt werden, wobei die Hauptmaterialien zuerst genannt werden. Die präzise Dokumentation des Materials ist für Forschung, Restaurierung, Archivierung und konservatorische Maßnahmen von zentraler Bedeutung.

Auch hier trägt ein kontrolliertes Vokabular wesentlich zur Konsistenz und Nachvollziehbarkeit bei.

Die Technik beschreibt die Art und Weise, wie ein Kunstwerk ausgeführt wurde. Sie bezieht sich auf das gestalterische Verfahren oder konkrete handwerkliche Vorgehen, mit dem die verwendeten Materialien bearbeitet, aufgetragen, geformt oder kombiniert wurden.

Beispiele sind Maltechniken wie Malerei, Ölmalerei oder Aquarell, grafische Verfahren wie Radierung, Lithografie oder Siebdruck sowie bildhauerische Verfahren wie Guss, Schnitzen oder Modellieren. Auch experimentelle oder medienübergreifende Vorgehensweisen, wie etwa Kratzen, Wischen, Übermalen, Assemblage oder „Scratching auf CD-Hüllen“ können hier eingeordnet werden. Die präzise Angabe der Technik ist wesentlich für die kunsthistorische Einordnung, Restaurierung, Archivierung und Präsentation eines Werks. Die Technik kann sich in manchen Fällen mit dem Objekttyp überschneiden.

Die Rahmung bezeichnet die äußere Fassung eines Kunstwerks, die es schützt, stabilisiert und visuell einfasst. Sie kann integraler Bestandteil des Werks sein oder später zur Präsentation und Konservierung hinzugefügt worden sein. Innerhalb eines Werkverzeichnisses reicht in vielen Fällen die einfache Angabe „gerahmt“ oder „ungerahmt“. Ist die Rahmung jedoch original, werkgebunden, künstlerisch gestaltet oder aus konservatorischer Sicht relevant, können zusätzliche Angaben wie etwa zur Art, zum Material, zur Farbe, zur Ausführung oder zum Zustand des Rahmens ergänzt werden. Eine sachgerechte Dokumentation unterstützt nicht nur die Präsentation und Lagerung, sondern auch die kunsthistorische Einordnung und Provenienzforschung.

Die Maße geben die physischen Abmessungen eines Kunstwerks in Zentimetern (cm) an, üblicherweise in der Reihenfolge Höhe × Breite × Tiefe (bzw. Länge). Je nach Objektyp können ergänzende Angaben erforderlich sein, etwa bei gerahmten Arbeiten, mehrteiligen Werken oder dreidimensionalen Objekten. Bei mehrteiligen Werken sollten die Maße für jedes Einzelteil separat erfasst werden. Es muss klar ersichtlich sein, ob die Angaben das ungerahmte Werk betreffen oder ob Rahmen, Sockel oder Passepartout mit einbezogen sind. In diesen Fällen sollten auch deren Maße dokumentiert werden. Bei plastischen oder skulpturalen Arbeiten, wie etwa Skulpturen oder Bronzeobjekten, ist zudem die Erfassung des Gewichts sinnvoll, da dieses für Transport, Präsentation und Lagerung relevant ist. Eine separate Erfassung von Höhe, Breite und Tiefe in einzelnen Feldern erhöht die Übersichtlichkeit und erleichtert die Auswertung sowie die digitale Weiterverarbeitung. Bei zeitbasierten Arbeiten oder Performances sollte die Spielzeit bzw. Länge angegeben werden, um Umfang und Dauer zu dokumentieren.

Die Angabe einer Serie oder Werkgruppe dient der systematischen Erfassung von Kunstwerken, die in einem inhaltlichen, formalen oder konzeptionellen Zusammenhang stehen. Als Serie werden in der Regel Arbeiten bezeichnet, die in direkter zeitlicher Folge entstanden sind und aufeinander aufbauen – etwa durch Variationen eines Motivs, wiederkehrender Kompositionsprinzipien oder eine fortlaufende konzeptuelle Idee. Eine Werkgruppe hingegen fasst Arbeiten zusammen, die durch gemeinsame Themen, Techniken oder stilistische Merkmale verbunden sind, auch wenn sie über einen längeren Zeitraum hinweg oder unabhängig voneinander entstanden sind.

Durch die gezielte Kennzeichnung von Serien oder Werkgruppen lassen sich zusammengehörige Werke als Einheit erfassen, auffindbar machen und kontextualisieren – etwa für Recherchen, Ausstellungen oder Publikationen. Um eine einheitliche Benennung zu gewährleisten, empfiehlt sich die Verwendung eines kontrollierten Vokabulars mit klar definierten Begriffen.

Für Editionen/Auflagenkunst empfiehlt es sich, die Edition einmalig im Werkverzeichnis zu erfassen und zur besseren Übersicht jedes Exemplar eines Drucklaufs systematisch in einer separat angelegten und verlinkten Tabelle zu dokumentieren. In das Feld Auflage wird dann die Gesamtanzahl der Exemplare (z. B. 50) eingetragen. Hinweise auf Unikatdruck sowie – falls die Produktion extern erfolgte – der Name des Druckers, der ausführenden Werkstatt oder des Verlags können in der Spalte 33 Kommentar/Notizen festgehalten werden. In der verlinkten Tabelle lassen sich zusätzlich detaillierte Informationen zu den einzelnen Exemplaren dokumentieren, etwa ob ein Exemplar bereits gedruckt oder bereits verkauft wurde sowie an wen. Dieses Vorgehen gewährleistet eine klare, nachvollziehbare und übersichtliche Dokumentation von Editionen, erleichtert die Nachverfolgung einzelner Exemplare und ermöglicht eine gezielte Recherche innerhalb des Werkverzeichnisses.

Signaturen verweisen in der Regel auf die Urheberschaft eines Kunstwerks und können in unterschiedlicher Form erscheinen – handschriftlich, eingraviert, gestempelt oder gedruckt, als ausgeschriebener Name, Initialen, Monogramm oder Symbol, auf der Vorder- oder Rückseite, direkt auf dem Werk oder auf einem zugehörigen Zertifikat. Für die Dokumentation ist eine möglichst präzise Erfassung dieser Angaben unerlässlich. Neben dem genauen Wortlaut sollten auch Position, Technik und eventuelle besondere Ausführungsmerkmale festgehalten werden, etwa: „ausgeschriebener Name mit Bleistift unten rechts“, „Initialen rückseitig in Kugelschreiber“, „Monogramm graviert am Rand“. Auch zusätzliche Beschriftungen wie Titel, Datierungen, Widmungen oder handschriftliche Notizen der Künstler:innen sollten entsprechend dokumentiert werden. Ist keine Signatur vorhanden, sollte dies innerhalb des Werkverzeichnisses mit dem Vermerk „unsigniert“ festgehalten werden.

In diesem Feld werden alle technischen, räumlichen oder praktischen Anforderungen erfasst, die für die sachgerechte Installation, Präsentation und Pflege eines Kunstwerks notwendig sind. Dazu zählen etwa Hinweise zur Hängung, zur Positionierung im Raum, zur Stromversorgung, zur Nutzung spezieller Geräte oder Trägersysteme sowie konkrete Anleitungen für den Aufbau oder Abbau komplexer, mehrteiliger oder medienbasierter Arbeiten. Ebenso können hier Anweisungen zum optimalen Umgang mit empfindlichen Materialien oder zur Pflege hinterlegt werden – etwa bei licht- oder temperatursensiblen Werken. Je detaillierter die Angaben, desto besser lassen sich Aufbau, Ausstellung und Erhaltung im Sinne der Künstler:innen umsetzen. Gegebenenfalls kann hier auch auf ergänzende Pläne, Anleitungen oder technische Dokumente verwiesen werden.

Der Lagerort bezeichnet, im Unterschied zum Standort (siehe Punkt 14), den Ort, an dem ein Werk üblicherweise aufbewahrt wird, etwa im Atelierlager, einem externen Lager, im Galerielager, in Wohn- oder Atelierräumen, in Sammlungen oder im Privatbesitz. Es wird empfohlen, ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Lagerorten zu verwenden, wie zum Beispiel Atelierlager / Regal 2 / Box 3. So lassen sich Transporte leichter organisieren und Werke im Lager trotz Verpackung schneller auffinden.

Der Standort ist der Ort, an dem sich das Werk aktuell befindet. Für eine möglichst präzise Bestandsführung sollten alle relevanten Orte erfasst werden, z. B. Galerien (bei Kommission), Museen oder Sammlungen (bei z.B. Leihgaben). Standort und Lagerort können identisch sein. Es wird empfohlen, ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Standorten zu verwenden.

Die Angabe, ob eine transportfähige Verpackung vorhanden ist und in welcher Form, ist zentral für Transport, (teilw.) Versicherung und Erhaltung eines Werks. Sie gibt Auskunft darüber, ob das Werk ohne weitere Maßnahmen bewegt werden kann oder ob zusätzliche Verpackung erforderlich ist. Diese Information unterstützt Museen, Galerien und Speditionen bei der sicheren Handhabung, erleichtert die Wiederverwendung vorhandener Verpackungen und trägt dazu bei, den Einsatz schädlicher Materialien zu vermeiden. Eine Auflistung der verwendeten Materialien ermöglicht es zudem, deren Zustand zu überwachen und bei Bedarf an neue konservatorische oder ökologische Standards anzupassen. Für die Dokumentation empfiehlt sich ein klar strukturiertes Dropdown-Menü: Transportfähige Verpackung: Ja/Nein. Bei besonders konservatorisch sensiblen Werken kann zusätzlich eine Spalte mit dem Hauptmaterial angegeben werden, das direkten Kontakt mit dem Werk hat.

Die Angabe des Erhaltungszustands dokumentiert die physische Verfassung eines Werks und ermöglicht es, Restaurierungsbedarf oder besondere Vorsichtsmaßnahmen zu erkennen. Auch für Erb:innen ist sie hilfreich, da so Ausstellbarkeit und mögliche Kosten besser eingeschätzt werden können.

Zur Erfassung eignet sich ein abgestuftes Dropdown-Menü, wie z. B.:

A - Unauffällig: Keine sichtbaren Schäden oder Alterserscheinungen.
B - Geringe Veränderungen: Minimale Altersspuren, ohne akuten Handlungsbedarf.
C - Moderat verändert: Leichte Schäden oder kleinere Restaurierungen vorhanden/nötig.
D - Erhaltungsbedürftig: Deutliche Altersspuren, konservatorische Maßnahmen empfohlen.
E - Gefährdet: Starke Schäden, mit Vorsicht zu behandeln, hoher Restaurierungsbedarf.
F - Zerstört: Vollständig oder weitgehend zerstört und nicht mehr ausstellbar.
G - Gestohlen/Verschollen: Gestohlen oder verschwunden; nicht mehr auffindbar.

H- Übermalt: Ursprüngliche Oberfläche ganz oder teilweise durch Übermalung verdeckt.

Empfohlen werden zusätzliche Felder für Datum der Erfassung des Erhaltungszustands (sofern nicht durch die allgemeine Spalte Tag der Aufnahme abgedeckt), Name der erfassenden Person des Erhaltungszustands sowie ein Notizfeld (Freitextfeld) für detaillierte Hinweise zum Erhaltungszustand.

Falls notwendig, können dort spezifische Aspekte genannt und durch Bilddokumente ergänzt werden, wie etwa:

• Materialveränderungen (z. B. Vergilbung/Nachdunklung/Ausbleichen, Risse, Ablösungen)
• Mechanische Schäden (z. B. Kratzer, Druckstellen, Abrieb)
• Restaurierungsmaßnahmen (z. B. Retuschen, Rissschließung)
• Besondere Gefährdungen (z. B. Schädlingsbefall, Feuchtigkeitsschäden)

An dieser Stelle werden relevante Ausstellungen angeführt, in denen das Werk präsentiert wurde. Ist das Werk mehrfach ausgestellt worden, erfolgt die Auflistung chronologisch. Die Einträge sollten einheitlich formatiert sein, um eine klare, strukturierte Darstellung innerhalb des Werkverzeichnisses zu gewährleisten.

Erforderliche Angaben umfassen idealerweise:

• Titel der Ausstellung
• Ausstellungsort (Name der Institution/Ort)
• Zeitraum der Ausstellung
• Katalogverweise

Diese Informationen schaffen Transparenz, erleichtern die kunstgeschichtliche Positionierung und wissenschaftliche Aufarbeitung eines Werks. Eine ausführliche Dokumentation erhöht zudem den Wert des Werks, erfordert jedoch sorgfältige Pflege. Für umfangreiche Nachweise empfiehlt sich eine separate Liste Ausstellungsverzeichnis innerhalb der Excel-Datei, die Werke und zugehörige Publikationen systematisch auflistet.

Die Angabe zur Provenienz dokumentiert die Eigentumshistorie des Werks. Die Provenienz ist ein zentraler Aspekt zur Nachvollziehbarkeit der Herkunft sowie zur Absicherung der Authentizität. Idealerweise werden die Namen der (Vor)besitzer:innen, das jeweilige Verkaufsjahr sowie der Ort des Erwerbs angegeben. Falls verfügbar und relevant, können ergänzend auch Kontaktdaten oder weitere Angaben aufgenommen werden.
Die Informationen sind chronologisch und in einheitlicher Form darzustellen.
Die Provenienz kann ggf. ausführlich wie auch die Ausstellungshistorie in einer extra Liste innerhalb der Exceldatei gesammelt werden.

Der Versicherungswert eines Kunstwerks ist eine festgelegte Summe, die im Schadensfall als Entschädigung gezahlt wird. Er orientiert sich in der Regel am Wiederbeschaffungswert, also dem Betrag, der erforderlich wäre, um ein vergleichbares Werk in kurzer Zeit zu erwerben oder herstellen zu lassen. Meist liegt der Versicherungswert (Wiederbeschaffungswert) über dem Verkehrswert. Der Versicherungswert kann regelmäßig oder anlassbezogen, z. B. für Leihgaben, neu bestimmt werden und dient Museen und Galerien sowie Künstler:innen als Grundlage für finanzielle Absicherung und organisatorische Planung.

Der Verkehrswert eines Kunstwerks bezeichnet den voraussichtlich erzielbaren Wert, z. B. bei einer Auktion oder einem Verkauf zwischen Privatpersonen, Händler:innen oder im Rahmen eines Nachlasses. Er basiert auf objektiven Kriterien wie Marktbedingungen, Zustand des Werks und vergleichbaren Verkäufen. Der Verkehrswert dient als Orientierung für den Verkaufspreis und wird bei Bedarf von qualifizierten Kunstsachverständigen geschätzt.

Der Verkaufspreis ist der tatsächlich vereinbarte Preis, zu dem ein Kunstwerk verkauft wird. Er kann vom Verkehrswert abweichen, da er von individuellen Verhandlungen, persönlichen Motiven der Käufer:innen, besonderen Merkmalen des Werks oder aktueller Nachfrage beeinflusst wird.

Achten Sie darauf, dass es sich beim Verkaufswert, Versicherungswert und Verkehrswert um sehr sensible Daten handelt, welche je nach Empfänger:in des Werkverzeichnisses oder einer Werkliste nicht immer weitergeben werden sollten. Die entsprechenden Spalten können etwa vor dem Export oder beim Erstellen eines PDFs ausgeblendet werden.

An dieser Stelle werden Publikationen aufgeführt, in denen das Werk besprochen oder abgebildet ist. Die Angaben können Monographien, Ausstellungskataloge, wissenschaftliche Artikel, Dokumentationen, Interviews oder andere relevante Quellen in gedruckter Form, aber z.B. auch Audio- oder Videomaterial umfassen. Jede Erwähnung kann den Wert und die Bekanntheit des Werks erhöhen.
Die Einträge sollten vollständig, nachvollziehbar und in einem einheitlichen Zitierstil verfasst sein, um eine klare Zuordnung zu ermöglichen.

Es können ebenfalls verschiedene Links in ein Werkverzeichnis eingefügt werden, die das jeweilige Werk erläutern oder darstellen. Empfohlen werden drei Spalten: Titel des Links, URL und Datum des letzten Aufrufs. Dabei ist zu beachten, dass externe Webseiten nicht dauerhaft verfügbar sind und Inhalte im Laufe der Zeit verloren gehen können. Zur Sicherung der langfristigen Zugänglichkeit empfiehlt sich die Nutzung von Archivierungsdiensten wie z.B. der Wayback Machine des Internet Archive, mit denen sich Momentaufnahmen der verlinkten Seiten speichern lassen (Wayback Machine).

Die Kategorisierung von Werken dient dazu, diese nach Bedeutung, Zustand oder Historie zu klassifizieren und eine klare Einordnung im Werkverzeichnis zu ermöglichen. Sie ist besonders wichtig für die spätere Bearbeitung durch Erb:innen oder Nachlassverwalter:innen, da diese oft vor der schwierigen Aufgabe stehen, Werke einteilen zu müssen. Eine vorherige Kategorisierung durch die Künstler:innen oder in Absprache mit Fachpersonen kann hier Orientierung und Entlastung bieten. Gleichzeitig ist die Reflexion über die Einteilung auch für aktive Künstler:innen wertvoll, da sie ihr eigenes Werk besser strukturieren und den Überblick über das Kernwerk behalten können. Folgend finden Sie den Vorschlag einer Kategorisierung [1], welche über ein Drop-Down-Menü (A,B,C) gesteuert werden kann.

Quelle Einteilung: Franz-Josef Sladeczek/Sandra Sykora: After Collecting. Leitfaden für Künstlernachlässe, S. 181-195.

Sofern Bilddokumente vorhanden sind – auch Aufnahmen mit einer Handykamera sind ausreichend – sollten bestimmte Richtlinien beachtet werden, um eine konsistente und nachvollziehbare Dokumentation sicherzustellen:

• Es wird empfohlen ein „Directory-Feld“ im Werkverzeichnis zu führen, das in seinen Bezeichnungen zu den jeweiligen Ordnern der gesamten Abbildungssammlung des Werks führt. Dies kann zum Beispiel über ein extra Feld erfolgen, wo der Dateiname des Abbildungsordners vermerkt ist oder aber, der Dateiname der Abbildungen bezieht sich auf die Werkverzeichnisnummer oder auf die Entstehungsdaten des Werks.
• Beim Benennen der Bilddateien ist darauf zu achten, keine Sonderzeichen oder Leerzeichen zu verwenden. Als Trennzeichen empfiehlt sich der Unterstrich „_“.
• Gegebenenfalls sind Copyright- oder Urheberrechtsangaben zu ergänzen, insbesondere bei professionellen Aufnahmen oder Bildmaterial Dritter.
• Wenn möglich Bilddatei in drei Versionen abspeichern: 1) klein als Piktogramm für Werkverzeichnis/Werklisten, 2) Abbildung für Webauftritt, 3) Druckfertige Abbildung.
• Der Bilddatei-Ordner kann neben den Werkansichten ebenfalls weitere Materialien enthalten, wie z. B. Ausstellungsansichten, filmdokumentarisches Material oder Tondokumente. Innerhalb des Ordners sollten die Hauptbilder gekennzeichnet werden, z. B. durch eine führende „0“ im Dateinamen.

Nach Abschluss der Werkdokumentation ist das Datum der Erfassung zu vermerken. Um den Bearbeitungsstand nachvollziehbar zu halten, können spätere Änderungen oder Ergänzungen mit einem zusätzlichen Datumseintrag innerhalb einer Historie dokumentiert werden.
Es werden hierbei drei Felder empfohlen:
1) Datum der Erfassung,
2) Datum der Änderung,
3) Name der Person, die die Änderung vorgenommen hat.

Die Angabe des Namens oder Kürzels der Person, die den Eintrag vorgenommen hat, gewährleistet Transparenz und ermöglicht eine klare Zuordnung der Verantwortung. Insbesondere bei sensiblen oder interpretationsbedürftigen Informationen kann diese Person zugleich als Urheber:in bzw. Quelle der Angaben gelten. Eine solche Kennzeichnung erhöht die Nachvollziehbarkeit und erlaubt im Bedarfsfall eine inhaltliche Überprüfung. Gerade im kunsthistorischen und wissenschaftlichen Kontext ist es von zentraler Bedeutung, dass Herkunft und Verantwortlichkeit von Daten eindeutig dokumentiert sind.

In dieser Rubrik werden sämtliche Urheberschaften zusammengeführt, die das eingetragene Werk betreffen. Dazu gehören unter anderem die Autor:innen der Texte, Fotograf:innen, die Kameraarbeit oder andere Beteiligte. Eine separate Liste innerhalb der Exceltabelle wird empfohlen, um alle Urheberschaften übersichtlich und nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies gewährleistet Transparenz und erleichtert spätere Abfragen oder Recherchen zu den einzelnen Verantwortlichen.

Hier sind alle künstlerischen Kooperationen zu vermerken, die im Rahmen der Entstehung des Werks stattfanden. Die Angabe der beteiligten Künstler:innen und der Art der Zusammenarbeit ermöglicht eine vollständige Abbildung der Entstehungsgeschichte.

Falls ein Werk an einen bestimmten Ort gebunden oder ortsbezogen entstanden ist, sollte dies im Werkverzeichnis vermerkt werden. Neben einer Ja/Nein-Spalte empfiehlt sich eine zusätzliche Spalte für den konkreten Standort oder die Adresse.

In diesem Feld können URLs zu offiziellen Websites, Online-Galerien, Vimeo, Instagram oder anderen relevanten Plattformen eingetragen werden, auf denen das Werk präsentiert wird. So lassen sich Änderungen, etwa die Kennzeichnung eines verkauften Werks, schnell und gezielt umsetzen.

Im Kommentarfeld können ergänzende Informationen und Querverweise auf Ordner oder begleitende Materialien (z. B. Rechnungen, Verkaufsbelege) vermerkt werden. Umfangreiche Einträge gelten als unstrukturierte Daten, die schwer durchschaubar, nicht einfach überführbar und kaum durchsuchbar sind. Arbeiten mehrere Personen mit der Liste, sollten Ergänzungen mit Datum und Initialen versehen werden. Informationen, die eigentlich in andere Felder gehören, sollten nicht hier eingetragen werden.

Zitierfähigkeit macht aus Daten des Werkverzeichnisses verwertbare Forschungsdaten. Daher ist es wichtig zu vermerken, wie einzelne Einträge korrekt zitiert werden sollen.