FAQ Werkdokumentation

Ein Werkverzeichnis ist eine vollständige, strukturierte Dokumentation aller bekannten Werke einer Künstlerin oder eines Künstlers. Es begleitet ein Werk also über seinen gesamten Weg.

Ein Inventar hingegen dient vornehmlich der Bestandsführung und verzeichnet, ungeachtet der Besitzverhältnisse, ausschließlich jene Werke, die sich aktuell im Besitz einer Person, Institution oder Sammlung befinden.

Wird ein Kunstwerk an ein Museum oder Sammlung übergeben oder verkauft, erhält es in der Regel eine Inventarnummer der jeweiligen Einrichtung. Im Werkverzeichnis kann für diese Inventarnummer eine gesonderte Spalte eingerichtet werden, sodass beide Nummern klar voneinander unterscheidbar, aber dennoch übersichtlich und gemeinsam dokumentiert bleiben.

Ein Werkverzeichnis mit Informationsziel beinhaltet alle nötigen Primärdaten zu den einzelnen Werken, wie Titel, Entstehungsjahr, Material/Technik, Maße, Standort, Abbilung, etc. Während ein kritisches Werkverzeichnis mehr als wissenschaftliches Instrumentarium dient und sich mit Provenienz, Ausstellungshistorie, ggf. Titelhistorie usw. auseinandersetzt/erforscht.

Die Beschriftungsmethode sollte sich nach dem Material des Werks richten und dauerhaft angelegt sein. Die Nummer sollte, erkennbar und auffindbar sein, aber die Ästhetik des Objekts nicht beeinträchtigen. Siehe: https://museumswesen.skd.museum/fileadmin/userfiles/Saechsische_Landesstelle_fuer_Museumswesen/Dateien/HR_Dokumentation_2_Inventarnummern_neu.pdf.

Eine Werkliste ist meist ein Extrakt aus einem Werkverzeichnis, zum Beispiel eine Liste aller Werke zwischen 1975 und 1980 oder aller Aquarellmalereien. Hat etwa eine:r Sammler:in oder Galerie Interesse an bestimmten Werktypen, kann eine solche Werkliste schnell und einfach in Excel erstellt werden, etwa über Schlagwortsuchen oder andere Filterfunktionen.

Kontrolliertes Vokabular ist eine standardisierte Sammlung von Begriffen, die konsequent für die Beschreibung und Verschlagwortung von Daten verwendet wird. Es sorgt für einheitliche Bezeichnungen, verhindert Synonyme oder unterschiedliche Schreibweisen und erleichtert so die Durchsuchbarkeit und Auswertung von Daten.

Durch die Nutzung eines kontrollierten Vokabulars wird die Konsistenz und Nachvollziehbarkeit in Datenbanken oder Werkverzeichnissen erhöht. Beispiele für etablierte kontrollierte Vokabulare sind der Art & Architecture Thesaurus (AAT) des Getty Research Institute, Iconclass oder Wikidata. Weiterführende Informationen zur Anwendung kontrollierter Vokabulare: Handreichung Deutscher Museumsbund: Kapitel 3: Kontrolliertes Vokabular und Kulturpool-Einstieg: Kontrollierte Vokabulare

Eine Werteliste bezeichnet in Excel eine Liste von zulässigen Einträgen, die in einer Zelle (Spalte) verwendet werden können. In einer offen angelegten Werteliste können Nutzer:innen neben den vorgegebenen Werten ebenfalls weitere Einträge ergänzen. Geschlossene Wertelisten erlauben hingegen nur die Auswahl der vordefinierten Werte. Wertelisten lassen sich in Excel über die Drop-Down-Menü-Funktion erstellen.

Wertelisten auf Basis von vordefinierten, standardisierten Begriffen (kontrolliertem Vokabular) sorgen für eine eindeutige und konsistente Begriffsverwendung. So kann beispielsweise für alle Kunstwerke der Begriff „Öl auf Leinwand“ verwendet werden, anstatt dass einzelne Einträge unterschiedlich als „Ölgemälde“ oder „Leinwand und Öl“ auftauchen. Dies verhindert Tippfehler, erleichtert die Suche und ermöglicht zuverlässige Filterfunktionen.

Strukturierte Daten liegen in klar definierten Feldern und Formaten vor, idealerweise nach einem kontrollierten Vokabular. Sie sind leicht durchsuchbar, z. B. über Schlagwortsuche, und lassen sich effizient auswerten und verarbeiten. Unstrukturierte Daten hingegen sind frei formulierte Texte oder unkontrolliertes Vokabular, das nicht standardisiert ist und daher schwer durchsuch, filter- und sortierbar bleibt.

Beim Anlegen von Notiz- oder Kommentarfeldern sollte bedacht werden, dass unterschiedliche Bezeichnungen für denselben Sachverhalt oder frei formulierte Einträge die Durchsuchbarkeit erheblich einschränken können. Wichtige Informationen sollten daher immer in eigenen, klar definierten Spalten hinterlegt und als strukturierte Daten erfasst werden.

Innerhalb einer Excel-Arbeitsmappe können mehrere Tabellen angelegt werden. Neben der Auflistung der einzelnen Werke empfiehlt es sich, zusätzliche Tabellen zu erstellen, in denen weiterführende Informationen, etwa zu Serien, Auflagen von Editionen oder Urheberschaft der Einträge erfasst werden.
Werden solche ergänzenden Tabellen geführt, sollte in der ersten Spalte stets die Werkverzeichnisnummer stehen. Auf diese Weise bleibt die eindeutige Zuordnung zu den jeweiligen Kunstwerken jederzeit gewährleistet.

Mit der Dropdown-Menü-Funktion in Excel kann die Eingabe in einer Zelle (Spalten) auf eine Liste vordefinierter Auswahlmöglichkeiten beschränkt werden. Durch einen Klick auf den kleinen Pfeil neben der Zelle öffnet sich ein Menü, aus dem ein Wert ausgewählt werden kann, anstatt diesen manuell eingeben zu müssen. Das erleichtert die Dateneingabe und sorgt für einheitliche Werte.

1. Markieren Sie die Zelle in der Tabelle, in welche Sie das Dropdown-Menü einbinden möchten durch einen Klick auf den Buchstaben über der Zelle (die gesamte Zelle sollte sich nun grau einfärben und ist somit markiert).
2. Klicken Sie daraufhin oben im Reiter „Daten“ und auf „Datenüberprüfung“ (kleines Feld mit einem kleinen grünen Haken und einem kleinen roten Verbotskreis).
3. Wählen Sie im neu geöffneten Fenster unter „Zulassen“, „Liste“ aus.
4. In die Zeile unter „Quelle“ können Sie nun- mit einem Semikolon getrennt- Ihre gewünschten Begriffe für die Dropdown-Liste einfügen, z.B.: Leinwand; Holz; Kupfer; etc.
5. Bestätigen Sie mit „OK“.
6. Wenn Sie nun auf eines der mit einer Dropdown-Auswahl versehenen Felder klicken, erscheint rechts davon ein Pfeil. Durch einen Klick auf den Pfeil werden die eingegebenen Auswahlmöglichkeiten angezeigt.

Die 3-2-1-Backup-Regel der digitalen Archivierung empfiehlt, regelmäßig Backups Ihrer Daten zu erstellen, und setzt sich aus drei Komponenten zusammen:

Drei Ausführungen Ihrer Daten: Erstellen Sie mindestens zwei Backups (Kopien) Ihrer Dateien.

Zwei verschiedene Speichertypen: Die Kopien sollten in zwei unterschiedlichen Speichersystemen verwahrt werden (z.B. interne Festplatte, externe Festplatte oder Cloud-Backup).

Eine „Offsite-Kopie“: Mindestens eine Datenkopie sollte an einem externen Ort aufbewahrt werden, um sicherzustellen, dass lokale Schäden (durch Hochwasser, Feuer etc.) nicht alle Datenkopien beeinträchtigen.

Während das Bildmaß (auch "Motivmaß") die tatsächliche Größe des Bildmotivs – also den bedruckten, bemalten oder dargestellten Bereich ohne Rand bezeichnet, beschreibt das Blattmaß (auch "Papiermaß") die gesamte Blattgröße, also inklusive eventueller weißer Ränder um das Bild herum.

Falls innerhalb eines bereits bestehenden Werkverzeichnisses diskriminierende und rassistische Werktitel bzw. Beschreibungen vorkommen, wird empfohlen, diese durchgestrichen und in kleinerer, tiefergestellter Schrift beizubehalten, um den historischen Kontext des Werkes zu wahren und gleichzeitig ihre Weiterverbreitung zu verhindern. Weitere Informationen unter: https://imageplus.at/forschung/glossar.