Werkdokumentation

Vorteile: Papierbasierte Systeme, welche auf Karteikarten, Objektblättern oder Notizbüchern beruhen, bieten eine einfache Möglichkeit, ohne technische Hürden mit der Dokumentation zu beginnen.

Nachteile: Das Format bietet wenig Flexibilität und erschwert die vollständige Erfassung aller Werkdetails. Such- und Filterfunktionen sind begrenzt, und uneinheitliche Schreibweisen können leicht zu Unstimmigkeiten führen.

Eine Vorlage für ein analog nutzbares Objektblatt sowie für ein Ausstellungs- und Editionsblatt, welche miteinander verknüpft werden können, finden Sie im Überkapitel Ordnen und Dokumentieren als Download-Ressource. Weiters steht Ihnen ein Glossar Werkdokumentation zur Verfügung.

Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Apple Numbers (Desktop-Programme) oder Google Sheets (webbasiert) sind weit verbreitete Werkzeuge zur Informationsverwaltung.

Vorteile: Für Künstler:innen sowie Vor- und Nachlasshalter:innen, die mit der Werkdokumentation beginnen, stellt diese Methode eine schnelle und einfache Lösung dar. Werke können nach verschiedenen Kriterien gefiltert, sortiert und gesucht werden. Zudem ermöglicht diese Methode die Arbeit von mehreren Personen an einer gemeinsamen Liste. Falls das Werkverzeichnis bzw. das Inventar umfangreicher oder detaillierter werden sollte, lassen sich die Daten meist in andere Programme oder Datenbanken exportieren.
Nachteile: Da diese Programme jedoch tabellarisch, also zweidimensional (Zeilen und Spalten)aufgebaut sind, bieten sie nur begrenzte Suchfunktionen und eingeschränkte relationale Verknüpfungen zwischen Daten. Auch kann das nachträgliche Ergänzen zusätzlicher Eingabefelder zu Problemen in der Gesamtstruktur führen. Die Möglichkeit, Abbildungen einzufügen oder zu verwalten, ist ebenfalls stark eingeschränkt. Viele Informationen müssen manuell eingepflegt werden, was die Fehleranfälligkeit erhöht und den Pflegeaufwand vergrößert.

Eine Vorlage für Excel und Numbers finden Sie im Überkapitel Ordnen und Dokumentieren sowie im Menüpunkt Materialsammlung Werkdokumentation. Das Glossar Werkdokumentation bietet eine Übersicht und Erläuterung der wichtigsten Begriffe eines Werkverzeichnisses/Inventars.

Speziell für Kulturgüter und künstlerische Werke entwickelte Inventarisierungs- und Datenbanklösungen sind Softwarelösungen, die entweder als eigenständige Programme auf dem Computer installiert oder als abonnementbasierte Online-Dienste genutzt werden können.
Vorteile: Im Gegensatz zu einfachen Tabellenzeilen bieten Datenbanksysteme individuelle Eingabemasken, die eine deutlich nutzer:innenfreundlichere Handhabung ermöglichen. Sie erlauben die Verknüpfung verschiedener Informationen, etwa von Werken mit Ausstellungen oder Zustandsberichten. Zudem ist die Verwaltung von Medien (wie hochauflösenden Bildern), PDFs oder Verträgen direkt möglich, was bei der tabellarischen Datenerfassung nur umständlich oder gar nicht realisierbar ist. Durch Auswahlmenüs und Pflichtfelder wird die Fehleranfälligkeit bei der Dateneingabe reduziert. Viele Datenbank-Anbieter:innen stellen kostenfreie Testzugänge bereit, über die sich eigene Beispieldatensätze anlegen und die Systeme somit unverbindlich erproben lassen.

Nachteile: Die Nutzung einer Datenbanksoftware kann für Personen ohne technische Vorkenntnisse schwierig sein. Die Einrichtung, Pflege und Nutzung erfordert ohne Schulung oft viel Zeit, um den Umgang mit der Software zu erlernen. Die meisten der spezialisierten Datenbanklösungen für Kunstwerke oder Werkverzeichnisse sind kostenintensiv, sei es durch Lizenzgebühren, Abonnements oder die Notwendigkeit, zusätzliche Software oder IT-Infrastruktur zu erwerben.

Einen Leitfaden zur Auswahl einer geeigneten Software sowie eine Vergleichsdatenbank verschiedener Datenbanklösungen wurden vom Arbeitskreis Werkverzeichnis e.V.i.G. erstellt und können bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein.